Bedeutung des Asset Managements
Assets sind der Dreh- und Angelpunkt einer technischen und kaufmännischen IT-Betrachtung. Kaufmännisch wird hieran ersichtlich wie das Unternehmen auf IT-Seite budgetär aufgestellt ist, also wieviel Kapital gebunden ist und welche Verpflichtungen aus Dauerschuldverhältnissen (z.B. in Form von Wartungsverträgen oder Software Subscriptions) bestehen. Technisch wird deutlich, welche Technologieträger im Einsatz sind, wo diese stehen und wie die Assets zusammenhängen. Eine gut gepflegte Asset-Basis ermöglicht ein Management der Technologien und der dazu notwendigen Ressourcen einerseits als auch die Planung der IT-Budgets andererseits.
Asset Management verbindet technische und kaufmännische IT-Betrachtung und gilt daher als Grundlage für ein akkurates IT Financial Management.
Aus finanzieller Perspektive ist die effektive Verwaltung des IT-Budgets – dessen Gegenstand zum erheblichen Teil die Assets sind – für den CIO und die IT-Finanzmanager Job No. 1. (Gartner)
Aus den Budgets lassen sich Investitionen für IT-Planung und die Zukunftssicherheit der IT priorisieren. Zudem ist gutes Asset Management durch den CIO ein zentraler Kompetenzfaktor in Budgetverhandlungen mit dem CFO. CIOs mit schlechtem oder ohne Asset Management, kommen gar nicht erst dazu, den Wertbeitrag der IT für das Unternehmen zu platzieren. In solchen Fällen bliebt der CIO vom CFO getrieben.
IT Financial Management zur Budgetplanung und Budgetüberwachung
Ausgefeilte ITFM-Instrumente ermöglichen die Erfassung und Abbildung der gesamten IT-Assets. Dabei ersetzen diese nicht zwingend die bestehenden Configuration Management Databases (CMDB) oder lösen diese als führende Systeme ab, sondern bedienen sich der dortigen Inhalte. Das Interesse des ITFM ist die Fokussierung auf die Kapitalbedarfsplanung, als auch auf die CAPEX -und OPEX-Betrachtung – außerhalb bestehender Enterprise Resource-Planning-Systeme (ERP) wie etwa SAP.
Das Financial Management in der IT konzentriert sich auf die Budgetplanung und der Überwachung der Budgets aus der IT heraus. ITFM ermöglicht kaufmännische Informationen aus neuen Assets unterjährig zu erfassen, auslaufende Assets aus der Budgetplanung zeitpunktgerecht zu entfernen und Informationen darüber bereitzustellen, wann sich Veränderungen auf die Budgets auswirken werden.
Die Veränderungen und Einflussnahmen müssen im ITFM im Hinblick auf CAPEX und OPEX relevante Inhalte unterschieden werden, wenngleich ein ganzheitlicher Blick gewahrt bleiben muss. Budgets mit komplexen, veralteten Excel-Tapeten zu überwachen oder Zahlen aus dem ERP-System über Dritte bereitgestellt zu bekommen, birgt Gefahren. Es beschneidet CIOs darin, Business-relevante Entscheidungen zu treffen oder dem CFO jederzeit berichten zu können. Eine Minimalanforderung ist dabei die Analyse und der Ausgabenvergleich der verschiedenen Asset-Klassen in Relation zu den getätigten Gesamtausgaben.
Das Asset Management im Rahmen des ITFM ist somit Teil der Finanzberichterstattung und des Controllings der IT im engeren Sinne. Trotz der wesentlichen Funktion ist es kein Teil des strategischen Managements, sondern des operativen Managements und bildet somit die Grundlage für die weiteren Elemente des ITFM. Asset-, Kapitalbedarfs- sowie CAPEX- und OPEX- Management sind gerade deshalb auch Gegenstand des mittleren IT-Managements. Moderne ITFM-Instrumente sollten diese Zielgruppe ebenfalls adressieren und die entsprechenden Ansichten bereitstellen.
