Balance zwischen laufendem Betrieb und Transformation

Für die strategische Planung sind Investitionen von zentraler Bedeutung. Ideales ITFM erfasst OPEX– als auch CAPEX–Informationen vollständig und bereitet sie in einer verständlichen Ansicht auf. Daraus wird deutlich, wie hoch die Investitionen in die IT–Organisation aktuell sind und ob diese Investitionen für den Geschäftsbetrieb (Running-the-Business) oder für Änderungen im Geschäft – wie beispielweise Digitalisierungsprojekte oder Innovationen – (Changing–the-Business) getätigt wurden.  

IT–Manager sehen direkt das Investitions-Verhältnis für:  

• die Aufrechthaltung des Geschäfts 
• das Geschäftswachstum 
• die Transformation des Geschäfts 

So können typische Zielwerte des Top-Managements (z.B. Anteil der Investitionen für Innovationen) abgeglichen und gesteuert werden. 

Aus dieser Perspektive ergeben sich zwei notwendige Planungsbereiche für die Strategie:  

1. Die Höhe der notwendigen aktuellen Investitionsmittel im Planungszeitraum für die Sicherstellung des Geschäftsbetriebs. Dazu zählen Investitionen für den Ersatz und Aufrechterhaltung von Business Services mit den dahinterliegenden Hardware- und Software-Assets, den Lizenzen, aber auch Personal- und weiteren, generellen Kosten.
   
   
2. Die Höhe zukünftiger Investitionsmittel für die Erweiterung der Umgebung, technologische Transformation oder der Einführung neuer Business Services. Dabei ist die Unterscheidung zwischen laufenden Verpflichtungen oder CAPEX Investitionen für die Finanzierung von besonderer Bedeutung. 

 

Im Kern der Investitionen und der strategischen Planung steht die Herausforderung, die richtige Höhe an Mitteln, in der richtigen Form und zum richtigen Zeitpunkt bereitzustellen. Auf dieser Basis wird das IT–Finanzmodell entwickelt. Die Ergebnisse müssen für die Entscheider in der Geschäftsführung, dem Vorstand und der Finanzabteilung transparent, eindeutig und nachvollziehbar sein. Durch die dargestellte, ganzheitliche und gleichzeitig differenzierte Planung, werden typische Versäumnisse im Zeitablauf verhindert. Hierzu zählen insbesondere die fehlerhafte Bereitstellung von Budgets aus der situativen Notwendigkeit heraus und die Gefahr, am Ende der Planungsperiode, aus dem Budgetplan zu laufen. 

Durch den konsequenten, mehrperiodischen Einsatz der ITFM–Instrumente, werden Planungen genauer und für die gesamte IT–Organisation eingängiger. So stoßen sie im Top-Management auf größere Akzeptanz. Ferner können Veränderungen im Zeitablauf (dynamische Investitionsplanungen) abgeleitet und zur Budget-Argumentation herangezogen werden. Damit werden Verlagerungen von Investitionen als auch die Notwendigkeit für neue Mittel deutlich. Das Top-Management sieht: Die IT–Organisation setzt die Mittel verantwortungsbewusst für die Unternehmensziele ein.

Typische Ergebnisse sind eine systematische Verlagerung der Investition von Running-the-Business auf Changing–the-Business. Damit wird das IT–Management in die Lage versetzt – auch im Hinblick auf längerfristig angelegte Missionen im Unternehmen wie Performance-Kampagnen, Digitialisierungsstrategien oder Kosteneinsparungsprogrammen – ihren Beitrag zu leisten. 

Durch optimales ITFM begegnen CIOs dem Top–Management auf Augenhöhe. Sie sind in der Lage, IT-Ausgaben zu überblicken. So sprechen sie die Sprache der Finanzen und können Investitionen den Bedürfnissen und Interessen der jeweiligen Zielgruppe klar zuordnen. Damit ist der Wert der jeweiligen Investitionen für das Unternehmen nachweislich begründbar. Im Ergebnis wird der strategische Charakter der IT Organisation nochmals erheblich herausgestellt.