Benchmarking als Optimierungs-ansatz

IT Financial Management ermöglicht es, die Kosten- und Leistungsoptimierung der IT zu verbessern und hierbei Benchmarking zu betreiben.

Zur Optimierung der Kosten- und Leistungen ist es in einem ersten Schritt erforderlich, eine zielführende Ordnung in die Bereiche zu bringen. Im Hinblick auf die Leistungsoptimierung ist diese Ordnung im Best-Practice-Ansatz technologiegetrieben – geordnet nach Plattformen, Systemen und Software.

Zur Kostenoptimierung wird eine Service-Übersicht abgebildet. Darin sind die Business Services des Services Katalogs enthalten als auch die darin jeweils kumulierten Sub-Services, wie Infrastruktur-Services oder Lizenzen.

Durch diese beiden Ordnungen werden die IT-Ausgaben vergleichbar bzw. für die Leistungsempfänger verständlicher. Ziel ist das Management der IT-Ausgaben in eine Sprache zu übersetzen, die alle beteiligten Parteien verstehen:

• die Technologieanbieter für Preisverhandlungen
• die Technologieabnehmer im Unternehmen
• die eigenen, verantwortlichen Mitarbeiter

Dies erhöht die Transparenz und damit die Fähigkeit, die Kosten- und die Leistungen zu analysieren, die gegebenenfalls zu optimieren und zu vergleichen. Für das IT-Controlling steht die Minimierung der Stückkosten und der Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership – TCO) für jede Technologiedomäne im Vordergrund. Durch die so – durch die IT vorgegebene Ordnung der IT-Ausgaben – haben der CIO und sein Management die Zügel der Kostenstruktur und der Optimierungsperpektive in den eigenen Händen.

Verfolgt das Unternehmen im Rahmen des IT Financial Managements Ziele, wie Optimierungsbestrebungen und nutzt Benchmarking, bietet sich der beschriebene Best-Practice-Weg an. Hiernach lassen sich die Kosten und zusätzliche Personalkennzahlen mit den von zentralen Stellen gesammelten Werten – wie z. B. von Gartner – vergleichen. Typische Kenngrößen sind hierfür die IT-Ausgaben in Prozent des Umsatzes, des Betriebs, die IT-Ausgaben im Rahmen des „Run, Grow, Transform“ oder OPEX nach Technologiedomäne.

Das Benchmarking mit vergleichbaren oder auch auf den ersten Blick nicht vergleichbaren Unternehmen, ermöglicht die Verortung der eigenen Leistungs- und Kostenperformance und deckt mögliche Optimierungspotenziale auf hohem Level auf.

Ein IT Financial Management Tool – wie CIO Cockpit – dient dazu, die zuvor beschriebenen Sichtweisen darzustellen. Der CIO und das IT Management kann damit ad hoc Fragen zu relativen Kosten, den Plattform- und Anwendungskosten, zu Aufwänden für das Netzwerk, Speicher und weitere Ressourcen beantworten. Gelungenes ITFM ermöglicht diese Informationen zu – für den Stakeholder – wesentlichen Business Services zu bündeln, damit das Business die Kosten jederzeit erfragen kann. Auch der Vergleich zwischen verschiedenen, dennoch vergleichbaren Services entlang einer Zeitachse gehört zu den Auswertungen, die IT Financial Management ad hoc bereitstellen sollte.

Die IT wird damit zum inhaltlichen und nun zusätzlichen kaufmännischen Partner für die Planung von Projekten. Das Changing- bzw. Transforming-the-Business bleibt mithin kein Lippenbekenntnis der IT, sondern ein greifbarer Anteil an der Digitalisierung des Business. Neue Projekte werden greifbar und direkt im Hinblick auf Kosten- und Leistung aus der IT heraus optimiert.

Für die Entscheidungen des CIO ist es wesentlich, die Kostentreiber der IT auf technologischer Ebene zu identifizieren, um die mannigfaltigen Anforderungen der Digitalisierung in einem leistungs- und kostenorientierten Plan aufgehen zu lassen, Technologieentscheidungen auch auf kaufmännisch vergleichender Basis zu treffen und Make-or-Buy Entscheidungen mit einfließen zu lassen. Die Total Cost of Ownership für die Technologiebereiche werden verdeutlicht und können nach verbrauchten und eingekauften Leistungen bzw. konsumierten provisionierten Leistungen separiert werden. Abweichungen und Fehlbeträge bieten Raum für die Optimierung.