SWM digitalisiert IT-Kostensteuerung: COCKPIT wird zum Single Point of Truth
Um ihre IT-Ausgaben transparenter und effizienter zu steuern, suchten die SWM eine Lösung, um ihre bislang manuell geprägte Kosten- und Budgetplanung grundlegend zu modernisieren. Bis dato erfolgte die IT-Kostenverrechnung in komplexen Excel-Strukturen mit hohem Pflegeaufwand. Anfragen und Auswertungen waren zeitintensiv und anfällig für Systembrüche.
- Hoher manueller Aufwand durch komplexe, Excel-basierte IT-Kostenplanung und -verrechnung
- Fehlende durchgängige Transparenz über IT-Budgets, Leistungen und Verantwortlichkeiten
- Zeitintensive, manuelle Auswertungen bei Anfragen von IT-Leitung und Fachbereichen
- Systembrüche und begrenzte Nachvollziehbarkeit der Kostenströme
- Ziel: IT von einer reinen Kostenstelle zu einem strategischen Wertschöpfungspartner entwickeln
Nachhaltige Modernisierung der IT-Kostenstruktur von SWM mit COCKPIT
Vor der Zusammenarbeit mit DextraData hatten die SWM verschiedene Anbieter und Lösungen am Markt intensiv geprüft. COCKPIT überzeugte schließlich durch seine moderne, benutzerfreundliche Oberfläche und die umfassende Abdeckung der definierten Anforderungen. Ebenso punktete das Team von DextraData mit seiner engagierten, praxisnahen Arbeitsweise.
COCKPIT fungiert heute als zentraler „Single Point of Truth“ für die Finanzplanung und Verrechnung der IT-Leistungen. Damit schaffen die SWM eine nachhaltige Basis für transparente IT-Steuerung, präzise Budgetplanung und effizientes Controlling und sichern langfristig die Wettbewerbsfähigkeit ihrer IT-Organisation.
Schnelle Implementierung: Digitale Lösung ersetzt manuelle Excel-Prozesse
Die SWM starteten zügig mit der Implementierung von COCKPIT. Durch das agile Vorgehen konnte der Pilotbetrieb bereits im Juni 2024 starten, nachdem das Projekt im Januar 2024 begonnen hatte. Durch das frühe Feedback der Anwender verlief die erste Budgetplanung reibungslos.
„Der Aufbau der COCKPIT Schichten zur Planung, Verteilung und Verrechnung von Kosten lief intuitiv. Im Bereich BI-Reports konnten wir nach anfänglichen Herausforderungen auf Basis der REST-Service-Kommunikation zwischen Microsoft Power BI und COCKPIT positive Erfahrungen sammeln“, so Nendzig und Claussen.
Im Mittelpunkt stand dabei, die bisherigen Excel-basierten Prozesse nicht nur zu ersetzen, sondern deutlich zu erweitern. Das hätte eine deutlich höhere Kostentransparenz, eine stärkere Business-IT-Ausrichtung sowie IT als Service-Provider zur Folge.
Von der Digitalisierung einzelner Prozesse zur ganzheitlichen IT-Strategie
Die erfolgreiche Einführung von COCKPIT zeigt, wie die SWM digitale Lösungen erfolgreich implementiert und bestehende Prozesse effizienter gestaltet. Aufbauend auf diesem Erfolg treiben die SWM die Weiterentwicklung moderner Anwendungen, Plattformen und IoT-Systeme voran und stellen innovative, sichere und wirtschaftliche Infrastrukturen bereit. Dazu gehören bedarfsgerechte IT-Lösungen, Beratungsleistungen sowie der kontinuierliche Ausbau von Frontend-, Backend- und Cloud-Services. So können eine leistungsfähige, transparente und zukunftsfähige Unterstützung aller Geschäftsbereiche der SWM gewährleistet werden.
Schnellere Entscheidungsfindung
COCKPIT verbesserte die Transparenz der IT-Umgebung deutlich. Nun können Kosten von der Empfängerebene bis auf die kleinste Zuliefereinheit nachverfolgt werden. Dadurch ist die Kommunikation zwischen IT und Fachbereichen direkter und zielgerichteter geworden – die Ansprechpartner sind im Tool klar ersichtlich, und Diskussionen basieren auf einer gemeinsamen, transparenten Datengrundlage.
IT-Kosten und Leistungen sind heute auf einen Blick einsehbar. So können Entscheidungen schneller getroffen, Kostensenkungen realisiert und die Zusammenarbeit mit den Fachbereichen intensiviert werden – bei gleichzeitig geringerem Aufwand.
Alle Konsumenten können nun ihre Kosten nachvollziehen und bei Fragen direkt auf die einzelnen IT-Abteilungen zugehen, da sie auch die jeweiligen Ansprechpartner einsehen können. Dadurch wachsen die Transparenz und das gegenseitige Vertrauen. Die Zusammenarbeit zwischen Konsumentinnen, IT und Controlling wird verbessert und findet auf einem deutlich aussagekräftigeren Niveau statt.
Highlights für das IT-Controlling durch COCKPIT
Die SWM bewerten das Projekt als sehr erfolgreich. Der Zeitplan konnte eingehalten und das Budget zur Erreichung der Projektziele optimal eingesetzt werden. Für die beiden IT-Controller der SWM stehen die Informationen der Kostenplanung in einer Datenbank zur Verfügung, sodass sie „einfach geprüft und ausgewertet werden. Manuelle Tätigkeiten bei der Kostenverrechnung können reduziert und die Kostenverrechnung damit effizienter gestaltet werden“, sagen Claussen und Nendzig.
Ein besonderes Highlight ist die hohe Individualisierbarkeit des Tools: Ein eigenes Layout sowie SWM-spezifische Begriffe wurden hinterlegt, um die Akzeptanz bei den Anwendern weiter zu erhöhen. Ebenso überzeugt die Schnittstelle zum ERP-System, die es ermöglicht, die Kostenentwicklung im laufenden Jahr mit dem Plan zu vergleichen und so frühzeitig Steuerungsmaßnahmen einzuleiten.
Nicht zuletzt trug die partnerschaftliche Zusammenarbeit mit DextraData wesentlich zum Projekterfolg bei: Geprägt von Offenheit, Fachkompetenz und einer lösungsorientierten Arbeitsweise.
Von der Einführung zur Evolution: Ausbau zusätzlicher Funktionalitäten
Die kontinuierliche Weiterentwicklung des Systems spielt auch künftig eine wichtige Rolle. Die von den SWM identifizierten individuellen Anforderungen aus dem eigenen Modellaufbau werden regelmäßig in gemeinsamen Austauschterminen mit DextraData eingebracht, um COCKPIT gezielt weiter zu optimieren. Ein aktueller Schwerpunkt liegt dabei auf der Erweiterung der Reporting-Funktionalitäten. Hier ergänzt eine interne Power BI-Lösung die vorhandenen Möglichkeiten im COCKPIT und unterstützt so ein noch präziseres, datenbasiertes Reporting.
Als nächster Schritt ist der Ausbau zusätzlicher Funktionalitäten geplant – darunter die Integration von Forecasts und Simulationen sowie die Automatisierung bislang manueller Datenimporte. Darüber hinaus sollen weitere operative Systeme über neue Schnittstellen angebunden werden.
Ergebnis
- Vollständige Digitalisierung und Standardisierung der IT-Kostenplanung und -verrechnung mit COCKPIT
- Zentraler „Single Point of Truth“ für alle Planungs- und Verrechnungszahlen
- Deutlich höhere Kostentransparenz – Kosten sind von der Empfängerebene bis zur kleinsten Zuliefereinheit nachvollziehbar
- Effizientere Budgetplanung und schnellere Entscheidungsfindung durch einheitliche Datengrundlage
- Direktere Kommunikation zwischen IT, Controlling und Fachbereichen durch sichtbare Ansprechpartner im Tool
- Individuell anpassbare Lösung mit SWM-spezifischem Layout und Terminologie
- Optimierte Cloud-Steuerung und Grundlage für datenbasierte IT-Steuerung
- Partnerschaftliche Zusammenarbeit mit DextraData als Erfolgsfaktor
Über die Stadtwerke München (SWM)
Die Stadtwerke München (SWM) versorgen die Landeshauptstadt zuverlässig mit Strom, Gas, Fernwärme, Fernkälte und Trinkwasser aus dem bayerischen Voralpenland. Sie betreiben zudem 17 Hallen- und Freibäder sowie die Energie- und Wassernetze. Über die MVG sorgen sie mit U-Bahn, Bus und Tram für nachhaltige Mobilität.
Mit dem Ausbau von Glasfaser- und Kommunikationsnetzen schaffen die SWM die Basis für das digitale München der Zukunft. Als hundertprozentiges Unternehmen der Stadt übernehmen sie Verantwortung für Umwelt, Bildung und soziales Engagement. Mit rund 11.000 Beschäftigten zählen die SWM zu den größten Arbeitgebern der Region. Die Stadtwerke München treiben mit einer zukunftsorientierten IT-Landschaft die digitale Transformation der Landeshauptstadt voran.
COCKPIT stellt für die Finanzplanung den Single Point of Truth für die Planungszahlen und Verrechnung der IT-Leistungen dar.