Ein IT-Serviceportfolio und ein Servicekatalog gehören zu den wichtigsten Grundlagen einer modernen, wirtschaftlich arbeitenden IT-Organisation. Beide Elemente beschreiben, welche Leistungen die IT erbringt, wie diese strukturiert sind und welchen Wert sie für das Unternehmen schaffen. Gleichzeitig ermöglichen sie eine transparente Kosten- und Leistungssteuerung im Rahmen des IT Financial Managements.
Während das Serviceportfolio den gesamten Lebenszyklus aller IT-Services abbildet, beschreibt der Servicekatalog die operativ verfügbaren Services für Anwenderinnen und Anwender. Gemeinsam schaffen sie die Basis für professionelle IT-Steuerung, klare Verantwortlichkeiten und transparente Kostenstrukturen.
Warum ein IT-Serviceportfolio unverzichtbar ist
In vielen Organisationen ist die IT historisch gewachsen und dadurch oft unstrukturiert. Services entstehen zufällig oder projektgetrieben, Verantwortlichkeiten fehlen und Kosten lassen sich nicht sauber zuordnen. Ein Serviceportfolio löst dieses Problem grundlegend:
- Es zeigt alle IT-Services in ihrem gesamten Lebenszyklus – von der Idee über Betrieb bis zur Ablösung.
- Es schafft Transparenz über Kosten, Nutzen und Qualität der Services.
- Es unterstützt Budgetierung, Kapazitätsplanung und strategische Steuerung.
- Es definiert Verantwortlichkeiten wie Service Owner, Kostenstellen oder Lieferanten.
Ohne Serviceportfolio bleibt die IT eine Blackbox. Mit ihm wird sie zu einem steuerbaren Dienstleister innerhalb des Unternehmens.
Was gehört in ein IT-Serviceportfolio?
1. Strategische Services
Services, die langfristige Unternehmensziele unterstützen, wie digitale Plattformen oder Automatisierungslösungen.
2. Operative Services
Services, die den täglichen Betrieb ermöglichen, etwa Enduser-Services, Netzwerk, Sicherheit oder Applikationen.
3. Temporäre oder projektbezogene Services
Services, die zeitlich begrenzt entstehen, z. B. Migrations- oder Implementierungsleistungen.
4. Services in Planung oder Außerbetriebnahme
Auch künftige oder auslaufende Services werden abgebildet, um Investitionen und Ressourcen planbar zu machen.
Der IT-Servicekatalog: Die kundenorientierte Sicht
Der Servicekatalog ist der operativ nutzbare Ausschnitt aus dem Serviceportfolio. Er macht sichtbar, welche Services heute verfügbar sind, wie sie genutzt werden können und welche Kosten damit verbunden sind.
Typische Inhalte eines Servicekatalogs:
- Beschreibung des Services in verständlicher Sprache
- Leistungsumfang und Service-Level
- Service Owner und Ansprechpartner
- Nutzungsberechtigte Benutzergruppen
- Preis- oder Kostenstruktur (z. B. pro Nutzer oder pro Einheit)
- Verfügbarkeits- und Supportinformationen
Der Servicekatalog schafft Transparenz, steigert die Kundenzufriedenheit und bildet die Grundlage für gerechte interne Verrechnung.
Unterschied zwischen Serviceportfolio und Servicekatalog
| Serviceportfolio | Servicekatalog |
|---|---|
| Strategisch, vollständig, inkl. aller geplanten, bestehenden und auslaufenden Services | Operativ, zeigt nur die aktuell angebotenen Services |
| Lebenszyklusorientiert | Nutzerorientiert |
| Management- und Steuerungsinstrument | Kunden- und Anwenderinstrument |
| Basis für Budgetierung und Investitionssteuerung | Basis für Showback, Chargeback und Servicekalkulation |
Warum Serviceportfolio und Servicekatalog für ITFM entscheidend sind
Ohne klare Service-Strukturen können Kosten nicht nachvollziehbar den richtigen Einheiten zugeordnet werden. ITFM benötigt daher zwingend definierte Services, um Transparenz über Kosten und Nutzen zu schaffen.
- Kostenzuordnung: Infrastruktur-, Lizenz- und Personalkosten werden Services zugeordnet.
- Servicekalkulation: Services erhalten Preise oder kalkulierte Werte.
- Verrechnungsmodelle: Showback und Chargeback basieren auf klaren Services.
- Budget- und Forecasting: Services bilden die strukturelle Basis für Planung und Steuerung.
ITFM ohne Serviceportfolio ist kaum realisierbar, da die notwendige Struktur fehlt.
Herausforderungen in der Praxis
- Unklare oder historisch gewachsene Services
- Mangelnde Verantwortlichkeiten
- Unvollständige Kostendaten
- Fehlende Schnittstellen zwischen IT, Finance und Einkauf
- Verwendung von Excel statt strukturierten Modellen
Diese Herausforderungen führen oft zu Intransparenz und erschweren Kostenkontrolle und Planbarkeit.
Best Practices für den Aufbau eines Serviceportfolios
1. Services eindeutig definieren
Ein klarer Name, eine verständliche Beschreibung und ein definierter Leistungsumfang sind Mindestanforderungen.
2. Verantwortlichkeiten festlegen
Jeder Service benötigt einen Service Owner, der wirtschaftliche und fachliche Verantwortung trägt.
3. Servicekategorien strukturieren
Zum Beispiel: Enduser-Services, Business-Services, Infrastruktur-Services, Sicherheitsservices.
4. Kostenstrukturen abbilden
Nur mit transparenten Kosten werden Services steuerbar.
5. Lebenszyklusmanagement etablieren
Planung, Betrieb, Verbesserung und Außerbetriebnahme müssen dokumentiert sein.
IT-Serviceportfolio und Servicekatalog als Fundament moderner IT
Ein IT-Serviceportfolio und ein Servicekatalog schaffen Struktur, Transparenz und Steuerbarkeit. Sie bilden die Grundlage für wirtschaftliche IT, unterstützen Budgetierung und Forecasting und machen die IT als Serviceanbieter im Unternehmen sichtbar. Organisationen, die ihre Services klar definieren und wirtschaftlich steuern, erhöhen sowohl Effizienz als auch Zufriedenheit der internen Kunden.
FAQ zu IT-Serviceportfolio und Servicekatalog
Warum braucht man ein IT-Serviceportfolio?
Weil es Transparenz über alle IT-Services und deren Lebenszyklus schafft und wirtschaftliche Steuerung ermöglicht.
Was ist der Unterschied zum Servicekatalog?
Das Portfolio ist strategisch und vollständig, der Katalog zeigt nur die aktuell nutzbaren Services.
Wer verantwortet Services?
Typischerweise Service Owner aus den jeweiligen IT-Bereichen.
Warum ist das für ITFM wichtig?
ITFM benötigt Services als Struktur, um Kosten, Budgets und Verrechnungen sauber abzubilden.
