Im ITFM gibt es eine Handvoll Perspektiven auf IT-Kosten. Das liegt daran, dass in vielen Unternehmen IT- und Finanzabteilungen Welten trennen. Während die IT sich auf technologische Innovationen und Systemperformance konzentriert, legt die Finanzabteilung den Fokus auf Zahlen, Wirtschaftlichkeit und Kosteneffizienz. Diese unterschiedlichen Perspektiven können zu Missverständnissen, ineffizienter Budgetplanung und mangelnder Transparenz führen. IT Financial Management (ITFM) schafft hier eine Brücke und sorgt für eine bessere Zusammenarbeit zwischen beiden Bereichen.

Herausforderungen zwischen IT und Finanzabteilung

Die Kommunikation zwischen IT- und Finanzteams ist oft schwierig, da sie unterschiedliche Prioritäten und Ziele haben:

  • Unterschiedliche Prioritäten:
    Die IT verfolgt meist das Ziel, durch technologische Innovation und Weiterentwicklung den digitalen Wandel voranzutreiben. Im Gegensatz dazu legt das Finanzwesen den Fokus auf Stabilität, Planbarkeit und Kostenkontrolle. Diese gegensätzlichen Ansätze führen häufig zu Zielkonflikten – insbesondere bei der Bewertung von IT-Investitionen, die nicht sofort messbaren ROI liefern.

  • Mangelnde Transparenz:
    In vielen Unternehmen fehlen detaillierte, leicht zugängliche Informationen über die Zusammensetzung der IT-Kosten. Es ist oft unklar, welche Abteilungen welche Services nutzen, wie hoch der Verbrauch ist und welchen geschäftlichen Mehrwert einzelne IT-Leistungen tatsächlich bringen. Das erschwert fundierte Entscheidungen und schafft Misstrauen zwischen IT, Fachbereichen und Controlling.

  • Komplexe Budgetplanung:
    IT-Ausgaben sind häufig volatil, projektgetrieben und stark abhängig von externen Faktoren wie Lizenzen, Cloud-Nutzung oder kurzfristigen Transformationsanforderungen. Diese Dynamik macht es für das Finanzteam schwer, präzise Budgets zu erstellen oder auf Planabweichungen flexibel zu reagieren. Ohne ein passendes Steuerungsmodell wird IT zur Blackbox im Budgetprozess.

Diese Herausforderungen führen dazu, dass IT-Budgets häufig nur als Betriebsausgaben (Opex) oder Kapitalinvestitionen (Capex) betrachtet werden. Dabei werden sie nicht immer mit den tatsächlichen Geschäftszielen verknüpft.

Wie ITFM die Lücke zwischen IT und Finance schließt

ITFM sorgt für eine strukturierte Finanzplanung und schafft Transparenz in IT-Kosten und -Leistungen. Es hilft Unternehmen, IT-Ausgaben gezielter zu steuern und eine gemeinsame Entscheidungsgrundlage für IT- und Finanzteams zu schaffen.

  1. Einheitliche Kennzahlen und Berichte

Ein zentrales Element von ITFM ist die Einführung einheitlicher Kennzahlen, die sowohl für IT- als auch für Finanzabteilungen verständlich sind. Durch klare Metriken zu IT-Kosten, Nutzen und Wertbeitrag kann die IT transparenter und nachvollziehbarer in die Unternehmensstrategie integriert werden.

  1. Effiziente Budgetplanung

ITFM hilft dabei, IT-Budgets nicht nur als Kostenfaktor zu betrachten, sondern als strategische Investition. Indem IT-Ausgaben mit Geschäftszielen verknüpft werden, kann sichergestellt werden, dass Investitionen in Technologie das Unternehmenswachstum unterstützen.

  1. Bessere Entscheidungsgrundlagen

Durch ITFM werden Echtzeit-Daten und umfassende Analysen bereitgestellt, die IT- und Finanzverantwortlichen helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen. Dies reduziert Fehlinvestitionen und optimiert die Ressourcennutzung.

ITFM
Die fünf Perspektiven des ITFM.

Wichtige Perspektiven im IT Financial Management

Ein erfolgreicher ITFM-Ansatz geht über eine reine Kostenaufstellung hinaus. Verschiedene Blickwinkel helfen dabei, den Wert der IT für das Unternehmen besser zu erfassen:

  • Finance: Betrachtung von Personal-, Hardware- oder Mietkosten aus klassischer Finanzsicht – typischerweise entlang der General-Ledger-Struktur (z. B. Opex vs. Capex). Diese Perspektive schafft eine solide, buchhalterische Grundlage für die IT-Kostenkontrolle und erleichtert die Abstimmung mit dem Finanzbereich.
  • Transformation: Fokus auf Geschäftstransformation mit klarer Trennung zwischen laufenden Betriebskosten („Run“) und strategischen Investitionen in Innovation („Change“). Diese Sichtweise unterstützt die Priorisierung von Projekten und die Bewertung des Transformationsfortschritts.
  • Verbrauch: Analyse des konkreten IT-Service-Verbrauchs pro Abteilung oder Business Unit. So lassen sich verursachergerechte Kostenmodelle umsetzen, interne Verrechnungen verbessern und Kostentransparenz über den gesamten IT-Betrieb hinweg schaffen.
  • Geschäftsinteressen: Ausrichtung der IT-Kosten auf geschäftliche Ziele, Angebote mit Gewinnpotenzial und Wertbeiträge für das Unternehmen. Diese Perspektive zeigt, wo IT Investitionen direkt zur Wertschöpfung beitragen – und wo nicht.
  • Technologie: Detaillierte Darstellung von IT-Kosten nach technologischen Komponenten wie RAM, CPU oder App-Entwicklung. Dadurch lassen sich technische Ressourcen präzise bewerten, Engpässe identifizieren und Optimierungspotenziale sichtbar machen.

IT als strategischer Partner der Finanzabteilung

Mit ITFM kann die IT-Abteilung von einer reinen Kostenstelle zu einem strategischen Partner der Finanzabteilung werden. Durch mehr Transparenz, klare Metriken und eine verbesserte Budgetplanung können Unternehmen ihre IT gezielter einsetzen und gleichzeitig die wirtschaftliche Effizienz steigern. ITFM hilft dabei, fundierte Investitionsentscheidungen zu treffen und sicherzustellen, dass Technologieausgaben einen echten Mehrwert für das Unternehmen schaffen.

Werden IT- und Finanzabteilungen durch ITFM enger verzahnt, profitieren nicht nur beide Bereiche, sondern das gesamte Unternehmen durch effizientere Prozesse, optimierte Budgets und eine zukunftssichere IT-Strategie.