Prozess der Budgetplanung
Demand
Bewertung der Geschäftsziele: Die IT-Budgetierung muss mit den übergeordneten Geschäftszielen und -strategien des Unternehmens abgestimmt sein. Hierbei werden die geplanten Geschäftsaktivitäten in Bezug auf die Auswirkungen auf die IT bewertet.
- Probleme: Mangelnde Abstimmung zwischen IT- und Geschäftszielen. Unklare oder sich ändernde Geschäftsstrategien.
- Lösungen durch CIO COCKPIT: Erfassung von Demands durch das Business in einem, in CIO COCKPIT implementierten geführten Prozess. So wird es möglich, dass Business und IT Hand in Hand arbeiten. Die Planung geht schneller, die Ergebnisse werden genauer.
Prognose zukünftiger Bedürfnisse und Trends: Unternehmen müssen zukünftige IT-Trends und -Anforderungen berücksichtigen, wie z.B. neue Technologien, Software-Upgrades, Erweiterungen der Infrastruktur oder erhöhten Bedarf an IT-Sicherheit.
- Probleme: Schwierigkeiten bei der Vorhersage der Auswirkung von Technologietrends aufgrund mangelnder Transparenz. Auch mangelnde Vergleichbarkeit mit bestehenden Lösungen können zum Problem werden.
- Lösungen durch CIO COCKPIT: Transparente Abbildung nebeneinander mit Möglichkeit des Drilldowns. So ist es möglich, auf detaillierteren Ebenen zu navigieren. Zudem bekommen Sie Forecasting- und Planungsfunktionen zur Vorhersage von Auswirkungen.
Konsultation mit Stakeholdern: IT-Manager und Finanzteams arbeiten oft mit verschiedenen Stakeholdern zusammen, um deren Bedürfnisse und Prioritäten zu verstehen. Dazu gehören Geschäftsführer, Abteilungsleiter, IT-Mitarbeiter und manchmal auch externe Partner.
- Probleme: Konflikte zwischen Anforderungen verschiedener Stakeholder. Kommunikationsprobleme: Man spricht einfach nicht dieselbe Sprache.
- Lösungen durch CIO COCKPIT: Auch, wenn Kommunikationsprobleme wohl nie völlig beseitigt werden können, helfen gemeinsame Prozesse und die gemeinsame Datenbasis in CIO COCKPIT, die Probleme stark zu verkleinern. Desweitern tragen das durch die Lösung verbesserte Reporting und kollaboratives Arbeiten zur Erleichterung der Kommunikation bei.
Kapazität
Analyse der aktuellen Ausgaben: Bewertung der aktuellen Kapazität und Stückkosten anhand der aktuellen Ausgaben.
- Probleme: Bei der Analyse der aktuellen IT-Ausgaben für die Kapazitätsplanung sind die Komplexität der IT-Infrastruktur und die Abstimmung mit wechselnden Geschäftszielen oft problematisch.
- Lösungen durch CIO COCKPIT: Relevante Kennzahlen wie z.B. Stückkosten oder TCO entstehen automatisch, wenn Sie in CIO COCKPIT das Kostenmodell pflegen. Ein Kostenmodell ist mit CIO COCKPIT aufgrund von Importen und Schnittstellen einfach und schnell angelegt.
Kosten
Analyse der aktuellen Ausgaben: Bevor neue Budgets festgelegt werden, analysieren Unternehmen ihre aktuellen IT-Ausgaben. Dies umfasst eine Überprüfung der aktuellen Kosten für Hardware, Software, Personal, Wartung, Support, Projekte und andere IT-bezogene Ausgaben.
- Probleme: Oft scheitern Analysen an unzureichender Datenqualität. Zwangsläufig kommt es zu Schwierigkeiten bei der Trennung von Ausgaben.
- Lösungen durch CIO COCKPIT: Das Kostenmodell (Business Tree) in CIO COCKPIT bildet die Kostenwahrheit jedes einzelnen Kunden ab. Tagging ermöglicht beliebig viele Dimensionen der Auswertung, bereitgestellt in automatisch aktualisierten Dashboards.
Erstellung des Entwurfs des IT-Budgets: Auf Basis der gesammelten Informationen wird ein Budgetentwurf erstellt.
- Probleme: Daten liegen überall im Unternehmen, in verschiedenen Abteilungen in verschiedenen Formen herum. Meist handelt es sich um Spreadsheets. Es kommt zu großen Herausforderungen bei der Allokation, was wiederum zu Schwierigkeiten bei Kostenschätzungen führt.
- Lösungen durch CIO COCKPIT: Ein geführter Prozess mit Fokus auf relevante Informationen für die jeweilige Rolle (CIO, CFO, IT-Controller etc.) auf Basis einer konsolidierten Datenbasis.
Überprüfung und Anpassung: Der Budgetentwurf wird im Rahmen von Forecasts überprüft und angepasst, um sicherzustellen, dass er realistisch und mit den Unternehmenszielen vereinbar ist. Hierbei können mehrere Iterationen erforderlich sein.
- Probleme: Veraltete Daten, die über verschiedene Systeme und Standorte verteilt sind, stellen eine erhebliche Herausforderung dar und erfordern einen äußerst zeitaufwendigen Prozess zur Datenerneuerung, Integration und Konsolidierung.
- Lösungen durch CIO COCKPIT: Durch Data Automation mit CIO COCKPITs Data Collection Management Plattform (DCM) liegen Daten aktuell vor. Soll-Ist-Vergleiche werden auf Knopfdruck angezeigt.
Umlage
Schätzung und Umsetzung: Die Verteilung von Umlagen oder Gemeinkosten ist der letzte Schritt vor dem Eintritt in die Budgetverhandlungen und Genehmigung.
- Probleme: Erklärbarkeit ist geringer, da eindeutige Verteilungsschlüssel fehlen.
- Lösungen durch CIO COCKPIT: Dedizierter Prozessschritt mit Eingabe- und Verteilungsunterstützung. Kostensammler können beliebig definiert werden und manuell prozentual, gleichverteilt oder nach Tragfähigkeit verteilt werden.
Genehmigung
Genehmigung: Das vorgeschlagene Budget wird der Unternehmensleitung zur Genehmigung vorgelegt. Dies kann die Zustimmung des Vorstands, des CFOs oder anderer leitender Angestellter erfordern.
- Probleme: Langwierige Genehmigungsprozesse, die oft von einem Mangel an Verständnis seitens der Unternehmensleitung begleitet werden, führen zu Verzögerungen und Ineffizienz in der Projektabwicklung.
- Lösungen durch CIO COCKPIT: Präsentation der relevanten Informationen auf Knopfdruck, Erklärbarkeit durch Drilldown ins Model ist jederzeit vorhanden.
