Am Anfang der aufregenden Reise in das IT Cost Management steht oft ein ungutes Gefühl: eventuell zu viel für – im weitesten Sinne – die IT zu bezahlen. Meist ausgelöst durch einen „Bill Shock“, folgt der nächste Schritt schnell: eine Taskforce, die mittels Excel-Listen versucht, eine gewisse Transparenz zu erreichen. Dabei fällt auf: Es geht um weit mehr als nur Cloud-Kosten. Wer sich weiter einliest, landet bei Begriffen wie ITFM oder TBM.
Diese IT Financial Management (ITFM)– oder Technology Business Management (TBM)-Initiativen beginnen oft mit großen Erwartungen – und landen in einem Trugschluss. Die Suche nach Transparenz mündet in komplexen Softwareprojekten. Tools, die für globale Konzerne mit dedizierten Controlling-Abteilungen konzipiert sind, werden auf mittelständische oder dezentral organisierte Unternehmen losgelassen. Die Folge: Statt Klarheit entstehen neue Silos – diesmal innerhalb des Tools. Außerdem: Je komplexer das Tool, desto häufiger kommt es zu Performance-Problemen. Das System ist schwerfällig, teuer, braucht externe Beratung – und wird intern kaum genutzt.
Warum viele ITFM/TBM-Projekte ihr Ziel verfehlen
Der Fehler liegt selten im Tool selbst – sondern im Missverhältnis zwischen Tool und Organisation. Wenn ein System monatelange Implementierung, dedizierte Ressourcen und externe Beratung braucht, bevor überhaupt Daten fließen, hat es seine Alltagstauglichkeit bereits verspielt. Der häufigste Denkfehler: „Wenn wir schon ein IT-Kostenmanagement machen, dann richtig.“ Doch „richtig“ bedeutet nicht „groß“, sondern: passend. Passend zu Datenreife, Zielen, Ressourcen – und zur Kultur der Organisation.
Ein klares Zielbild für das Kostenmanagement beinhaltet:
- Eine strukturierte, belastbare Datengrundlage
- Ein praxistaugliches Kostenmodell mit nachvollziehbarer Allokationslogik
- Eine schlanke, skalierbare Softwarelösung, die nicht überfordert
Ein flexibles, modular einsetzbares Tool kann diesen Prozess sinnvoll begleiten – ohne dabei die Organisation mit übermäßiger Komplexität zu belasten.
Wenn Weltmarktführer zur Belastung werden
Viele Unternehmen haben den Schritt bereits gemacht: Sie haben ein etabliertes ITFM– oder TBM-Tool eingeführt – oft mit hohem Einsatz an Zeit, Geld und internen Ressourcen. Doch nach Monaten der Implementierung stellt sich Ernüchterung ein: Das System ist komplex, schwer zu pflegen, langsam – und wird im Alltag kaum genutzt. Die versprochene Transparenz wird zur Dauerbaustelle.
Diese Situation ist kein Einzelfall. Sie zeigt das eigentliche Problem: Ein Tool kann nicht leisten, was die Organisation nicht braucht oder nicht bewältigen kann. Wer sich in einem System wiederfindet, das mehr Aufwand als Mehrwert bringt, sollte nicht an der Oberfläche optimieren, sondern die grundsätzliche Frage stellen: Passt dieses Werkzeug überhaupt noch zu uns?
Was tun, wenn die aktuelle Software nicht (mehr) passt?
Der Marktführer mag alles können – aber genau das ist oft das Problem. Denn was „alles kann“, muss auch alles abbilden, alles konfigurieren, alles integrieren. Und das braucht Zeit, Geld, Geduld – und oft einen Projektstatus, den niemand je wirklich beenden kann.
Ein gutes Tool…
- skaliert mit der Organisation, statt sie zu überfordern
- ist nicht der Mittelpunkt des Projekts, sondern sein Enabler
- unterstützt den schrittweisen Einstieg und lässt sich modular ausbauen
- bringt Daten, Prozesse und Menschen zusammen – nicht nur Reports
ITFM und TBM müssen organisationweit wirken können
Zu komplexe ITFM/TBM-Software führt dann auch zu fehlender Akzeptanz außerhalb des Controllings. Damit ein System wirksam wird, braucht es Schnittstellen zur IT, zu den Fachbereichen und zur Geschäftsleitung. Technisch muss dies durch rollenbasierte Dashboards, gezielte Visualisierungen und eine kontextbezogene Nutzerführung unterstützt werden. Vor allem muss es von allen bedienbar sein – und verstanden werden. IT Cost Management entfaltet seine volle Wirkung erst dann, wenn Controlling, IT und Business gemeinsam auf einer Datenbasis arbeiten. Hierzu braucht es nicht nur technische Möglichkeiten – wie Kollaborationsfunktionen oder Kommentarspalten – sondern auch eine klar strukturierte Zugriffs- und Freigabelogik. So wird ITFM/TBM zum Steuerungsinstrument, nicht nur zum Reporting-Werkzeug.
Vom Kostenreporting zur strategischen Steuerung
Der Anspruch sollte sein, mehr als historische Kostendarstellung hinzubekommen. Es geht darum, IT-Entscheidungen nachvollziehbar zu machen, Investitionen zu bewerten und Effizienzpotenziale sichtbar zu machen. Ein gutes Tool sollte diese Perspektive unterstützen – etwa durch:
• Darstellung von Services im Geschäftskontext
• Analyse von ungenutzten oder ineffizienten Ressourcen
• Simulation von Szenarien zur Budgetverteilung
Nachhaltigkeit durch Alltagstauglichkeit
IT Cost Management ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Die eingesetzte Software muss dauerhaft nutzbar und wartbar sein – nicht nur in der Einführungsphase, sondern im laufenden Betrieb. Systeme, die sich intuitiv bedienen lassen und in bestehende Arbeitsweisen integrieren, sichern langfristig die Relevanz und Akzeptanz.
Organisationen sollten sich nicht von großen Plattformversprechen blenden lassen – besonders dann, wenn sie bereits erlebt haben, wie schwer solche Plattformen im Alltag wirklich zu nutzen sind. Ein System, das sich nur mit einem Expertenteam bedienen lässt, ist kein Kostenmanagement-Tool – es ist ein eigener Kostenfaktor. Wer also bereits eine Lösung im Einsatz hat und merkt, dass sie mehr Aufwand als Wirkung erzeugt, sollte nicht zögern, einen Neuanfang in Betracht zu ziehen.
Eine schlanke, anpassungsfähige Lösung kann langfristig günstiger, flexibler – und einfach effektiver sein. Ein Tool ist also kein Selbstzweck. Es soll helfen, Entscheidungen zu treffen, Budgets zu steuern, Transparenz zu schaffen. Wer dafür eine Plattform braucht, die erst konfiguriert werden muss, bevor sie überhaupt benutzt werden kann, hat sich in die falsche Richtung bewegt.
