Keep IT Close and your Business Closer

Kennen Sie Herrn „Das haben wir schon immer so gemacht“? Dann wissen Sie auch, dass seine letzte bekannte Adresse die „Unternehmenserfolg-Straße 0“ war. Wir raten von einem Besuch ab – dort wird in Zusammenkünften diskutiert, ob IT und Business strikt voneinander getrennt bleiben sollten. Wir sehen das anders. 

In Unternehmen, die Gewinne erzielen und Werte schaffen wollen, ist eine enge Zusammenarbeit zwischen IT und Business im Hinblick auf die zentrale Rolle der IT unverzichtbar. Daher muss kontinuierlich nach Wegen gesucht werden, um zukünftig gemeinsam IT-Budgets zu planen. Das Ziel geht dabei weit über eine reine „Kostenoptimierung“ hinaus. Im Geschäftsbereich wird der Begriff oft synonym für „Kosteneinsparung“ verwendet. Im Unterschied zu Kosteneinsparung oder Kostenverwaltung beinhaltet Kostenmanagement eine kontinuierliche Routine von Analyse, Überprüfung, Amortisierung, Produktivitätsverbesserung und Reinvestition – ohne subjektive Bewertungen und mit einer klaren, logischen Struktur. 

Wer das im Gegensatz zu Herrn „Haben wir immer schon so gemacht“ verstanden hat, wird Gartner zufolge bis 2028 einen um 65 % höheren Beitrag zur Mission seines Unternehmens erzielen. Darüber hinaus wird er die Effizienz der IT-Ausgaben um über 45 % verbessern. Aber wie genau erreichen Sie derartige Zahlen? 

Proaktive Kultur für nachhaltige Werte

Zurück zu Herrn „Haben wir immer schon so gemacht“: Er wird darauf bestehen, die Kosten aus dem Vorjahr – mit sagen wir zehn Prozent Aufschlag – weiter fortzuschreiben. Das liegt in einer Komfortzone, ist aber strategisch das Gegenteil von smart. Sinnvoller wäre es, eine proaktive Zusammenarbeit zwischen Geschäftsbereich und IT aufzubauen, um das IT-Budget gemeinsam und nachhaltig zu planen. Dieser Ansatz bedingt allerdings einen tiefgreifenden Wandel im Umgang mit IT. Die Etablierung einer Kultur, die kontinuierliches Kostenmanagement schätzt und fördert, bildet das Fundament. Wichtig ist, dass der Kulturwandel nicht nur von der IT, sondern auch vom Business aktiv unterstützt wird. Diesen Vorgang anzustoßen nennen wir „Handshake-Initiative“ und drücken sie mit dem Hashtag #CloseITCloserBiz im Web aus. 

Business-Centric Entscheidungen

Es ist immer noch zu häufig der Fall, dass IT-Budgets allein von IT-Experten geplant werden. Zwar ist dies bis zu einem gewissen Grad angemessen, da Experten sich mit neuen Technologien auskennen und die damit verbundenen Kosten einschätzen können, aber eine stärkere Einbindung des Business ist unabdingbar, denn der tatsächliche Geschäftswert – also der Business Value der IT – wird in einer Silo-Planung nicht transparent. 

Das ist aber dringend erforderlich, die Kosten für IT müssen sich am Geschäftswert orientieren. Entsprechend müssen relevante Stakeholder aktiv in Entscheidungen einbezogen werden, um die Auswirkungen von Investitionen auf die Geschäftsergebnisse zu quantifizieren und zu kommunizieren. Eine engere Zusammenarbeit zwischen IT und Business hat zum Ziel, die Business-Abteilung nicht nur zu informieren, sondern auch aktiv in die Prozesse einzubinden, um die IT-Entscheidungen effektiver auf das Geschäft auszurichten. 

Um dies zu erreichen, ist es wichtig, übergreifende Beziehungen aufzubauen, um Kommunikationslücken zwischen IT und Business zu überbrücken. Ganz im Sinne eines Handshakes soll beispielsweise das Business Technologieinitiativen fördern, die von der IT geleitet werden und im Gegenzug die IT-Initiativen unterstützen, die unter Führung von Business gestartet wurden –immer mit dem gemeinsam kommunizierten Ziel, die organisatorische Effizienz zu steigern. 

Betreiben Sie IT Financial Management (ITFM)

Nutzen Sie im Prozess das ITFM-Framework und verteilen Sie sämtliche Kosten auf ein Modell, das sich auf Services (oder Solutions) und Konsumenten konzentriert. ITFM-Tools, wie das CIO COCKPIT von DextraData, unterstützen IT und Business hier hervorragend. Achten Sie dabei auf alle anfänglichen und laufenden Kosten für die Bereitstellung von Fähigkeiten oder Dienstleistungen. Ergänzen Sie im ITFM-Kostenmodell nur dann kostenspezifische Details und zusätzliche Komplexität, wenn es notwendig ist. 

Nachhaltiges Wachstum durch strategische Zusammenarbeit von IT und Business

Wenn Sie eine Kooperation zwischen IT und Business in der Budget-Planung umsetzen, werden Sie schnell viele Einsparpotenziale erkennen. Die Senkung der Betriebskosten ist aber nur ein erster Schritt. Der wahre Wert liegt im nachhaltigen Wachstum. Effizienzsteigerungen sind dazu der Schlüssel. Dies beinhaltet die Erstellung einer Liste prioritärer Projekte in Zusammenarbeit mit wichtigen Interessensvertretern und Budgetverantwortlichen sowie die regelmäßige und aktive Überprüfung und Aktualisierung dieser Liste. Darüber hinaus sollten laufende Kosten in Wachstums- und Transformationsbereiche verschoben werden. Eine enge Zusammenarbeit zwischen IT und Business ist unerlässlich für nachhaltiges Wachstum. 

Maximierung von Geschäftsergebnissen: Beyond Budget

„Beyond Budget“ klingt wie ein Marketingslogan, beschreibt aber, dass es nicht um die Größe des Budgets geht, sondern um die Maximierung des Wertes. Klare Genehmigungsrichtlinien und eine kluge Verknüpfung von IT-Ausgaben mit klaren Geschäftszielen sind entscheidend. Dies erfordert eine Anpassung der Darstellung der Ausgaben an die Zielgruppe und Bedürfnisse, die Sicherstellung, dass die Kostenansicht auf das gewünschte Ergebnis abgestimmt ist. Maßgeblich wichtig sind in diesem Prozess vier Perspektiven: 

• Cost 
• Capacity 
• IT Output (Services or Solutions) 
• Business Outcome 

Hierbei wird unterstrichen, dass das Business nicht nur passiv betrachten sollte, sondern aktiv an diesem Prozess teilnehmen muss, um die Geschäftsergebnisse wirklich zu maximieren. Zudem müssen die so entstehenden Daten vernünftig konsolidiert werden. 

Schaffen Sie einen Single Point of Truth

Ein entscheidender Aspekt für eine effektive Zusammenarbeit von IT und Business ist die Etablierung eines gemeinsamen Datenpools – eines sogenannten „Single Point of Truth“ – der für beide Seiten verbindlich ist. Durch diese zentrale Informationsquelle agieren IT und Business auf derselben Grundlage, um Missverständnisse und Inkonsistenzen zu vermeiden. IT Financial Management (ITFM) Tools spielt auch hier eine entscheidende Rolle. Es ermöglicht die transparente Darstellung von IT-Kosten und bietet eine rollengerechte Aufbereitung der Daten. Dadurch können Führungskräfte in IT und Business relevante Informationen auf einen Blick abrufen und fundierte Entscheidungen treffen. Die Einführung eines solchen Single Point of Truths erzeugt nicht nur mehr Effizienz, sondern fördert auch eine einheitliche Sprache und gemeinsame Verständnisgrundlage zwischen IT und Business. Dies wiederum stärkt die Gesamtleistung und Innovationsfähigkeit des Unternehmens. 

IT neu denken

Dieser Einblick zeigt, dass es an der Zeit ist, die Betrachtung der IT-Kosten zu überdenken. Die Herausforderung liegt darin, die IT als strategischen Partner für nachhaltige Innovation und Wertschöpfung zu sehen und nicht nur als Kostenstelle. „Keep IT Close and your Business Closer“ – Der Weg zu einer wertschöpfenden Zukunft in der IT, in der das Business nicht nur zusehen muss, sondern aktiv an der Gestaltung einer erfolgreichen IT-Strategie beteiligt ist. So wird es möglich, dass wir Herrn „Das haben wir schon immer so gemacht“ zu Herrn „Auf geht’s!“ machen.